Teoston jatkettu vuosikokous 1.12.1997 asetti neuvotteluryhmän valmistelemaan esitystä Teoston johtokunnalle koskien jatketun vuosikokouksen asialistan kohtia 3 (kustantajien ilmoitukset) ja 4 (jäsenaloite toimikunnan asettamisesta). Neuvotteluryhmä kokoontui tammi-maaliskuussa kuusi kertaa jäseninään Henrik Otto Donner (pj/Teosto), Juhani Leinonen ja Janne Louhivuori (ELVIS), Hannu Pohjannoro ja Jarmo Sermilä (Suomen Säveltäjät), Raimo Henriksson ja Pekka Sipilä (Suomen Musiikkikustantajat) sekä Jaakko Fredman ja sihteerinä Jaakko Eskola (Teosto).
Lähtötilanteessa kustantajaosapuoli edusti kantaa, jossa Teosto ei millään tavoin saa valvoa ja tarkastaan kustannussopimusten muotoa ja sisältöä. ELVIS oli tyytyväinen nykyiseen käytäntöön, jossa Teosto tarkistaa sopimusten muodon ja sisällön, eikä rekisteröi sopimusta jossa mainitaan, ettei nuottia paineta. ELVISin edustajat olivat valmiit keskustelemaan sopimukseen edellytettävistä kustannustoimista (muu kuin nuotti). Suomen Säveltäjät olivat enimmäkseen kuuntelulla ja Teoston toimisto ja puheenjohtaja ilmoittivat ainoaksi ehdoksi sen, ettei Teosto joudu suorittamaan tilityksiä vastikkeettomien sopimusten perusteella. Teoston toimitusjohtajan mielestä nykyinen käytäntö ei ole aiheuttanut merkittäviä ongelmia.
Neuvotteluryhmässä toistettiin jo rutinoidusti monissa aiemmissa suunnittelu- ja neuvotteluryhmissä käsitellyt epäkohdat, epäilykset ja vastaväittämät. Aivan uutena tuli esiin Suomen Musiikkikustantajien esittämä epäilys Teoston asiakasoppaan pätevyydestä ja sitovuudesta. Juuri asiakasoppaaseenhan on kirjattuna neuvotteluryhmän käsittelemä ”kustantajien ilmoitukset”. Keskustelu asiakasoppaasta päätyi yksimieliseen ehdotukseen oppaan uudeksi muodoksi, jossa eritellään tilitys- ja jakosääntö omaksi Teoston vuosikokouksessa erikseen vahvistettavaksi osakseen. Lisäksi päätettiin esittää tilitystyöryhmän ja jakosääntötoimikunnan yhdistämistä yhdeksi työryhmäksi tehtävänään tilitys- ja jakosääntöjen ajantasalla pitäminen.
Ryhmä keskusteli useiden puheenjohtajansa tekemien ehdotusten pohjalta mm kustannussopimusten mahdollisesti tapahtuvasta purkamisesta taikka kohtuullistamisesta ja siinä käytettävistä menettelytavoista. Välillä oli esillä mahdollisesti sopimusten kohtuullistamista tutkivat toimielimen perustaminen ja sen kustannusten korvaaminen. Aluksi kohtuullistamisella tarkoitettiin sopimusta kokonaisuudessaan kaikkine kustannustoimineen mutta myöhemmin kustantajaosapuoli halusi rajata sen koskemaan vain pyydettäessä painettavaa nuottia. Toisaalta todettiin kohtuullistamismenettelyn olevan mahdollista jo nykyisen yleisen sopimuslainsäädännön perusteella.
Aiempi ajatus kustantajafoorumista oli esillä moneen kertaan ja se saikin kannatusta. Kaikki osapuolet olivat halukkaita kehittämään suhteita toimivammiksi ja keskustelemaan avoimesti epäkohdista ja niiden ratkaisumahdollisuuksista. Jo esillä ollut uhka kilpailuviranomaisten sotkemisesta tapaukseen ei ollut enää esillä viimeisissä kokouksissa ja neuvotteluilmapiiri kehittyi koko ajan myönteisemmäksi.
Kokouksessa 26. helmikuuta neuvotteluryhmä kaikki vanhat väittämät toistettuaan päätyi varsin hyvässä ilmapiirissä lähes kilvan esittämään seuraavaa:
- yhdistykset keskustelevat ja neuvottelevat vilpittömästi keskenään kustannustoiminnan sisällöstä ja sopivat siitä mitä on hyvä kustannustoiminta
- yhdistysten neuvotteluille varataan aikaa enintään yksi vuosi
- neuvottelujen aikana noudatetaan Teostossa käytäntöä, jonka mukaan kustannussopimusten rekisteröinnin edellytyksenä on kustannustoimen mainitseminen sopimuksessa
- yhdistysten aloittaessa neuvottelut jäsenaloite toimikunnan asettamisesta peruutetaan
- Teoston toimisto valmistelee vuosikokoukselle 1999 päätettäväksi asiakasoppaan uuden rakenteen ja työryhmäuudistus (tilitys- ja jakosääntö) pannaan käyntiin
Neuvotteluryhmän viimeiseen kokoukseen 3. maaliskuuta en sairastamani nuhakuumeen vuoksi voinut osallistua, mutta saamieni tietojen mukaan edellä kuvatun mukaiset päätökset ja esitykset tarkennettuina ”ratifioitiin” ja ne tullaan esittämään tarkemmin muotoiltuinaTeoston johtokunnalle.
Subjektiivinen käsitykseni kokousilmapiiristä on myönteinen ja olen toiveikas tekijä- ja kustantajaosapuolten suhteiden kehitykseen sekä sitä kautta tämän ikuisuuskysymyksen edes tilapäiseen ratkaisuun. Käsitykseni on ollut tosin aiemminkin saman kaltainen ja asioiden todellinen kehityssuunta on osoittanut aivan muuta. Toivokaamme kuitenkin, että olisin oikeassa, vaikka joillekin saattaisinkin olla mukava jälkeen päin kysyä, että ”Mitä minä sanoin?”.
Tässä vaiheessa neuvotteluihin, neuvottelijoihin ja asian kehitykseen tyytyväisenä.
